Por: Lic Yilena García Sánchez
¿Sabías que la Universidad de Granma (UDG) cuenta con un Manual de Protocolo? Este surge como necesidad de contar con un manual a manera de código de organización interna y se actualiza en función de recoger normas que faciliten la interrelación, contribuyan al desarrollo integral de las relaciones humanas dentro y fuera de la institución, y sirvan para fortalecer la imagen institucional. En el conocimiento y la práctica de las normas que en él se recogen, radican las mayores posibilidades de elevar la eficiencia del personal. La cortesía, el respeto y la amabilidad, son imprescindibles para comenzar cualquier relación o diálogo y aún más en el ámbito laboral.
Es por ello que el Manual de Protocolo y Ceremonial de la UDG, orientan al “saber ser, saber estar, saber actuar”, y se propone como un documento de apoyo estratégico para la proyección de la imagen institucional tanto interna como externa. Sirve para conocer y aplicar los diferentes aspectos del protocolo como herramienta fundamental de las relaciones públicas. Por ello las normas de protocolo recogidas, deberán ser conocidas por toda la comunidad universitaria.
Cuando hablamos de protocolo no solo estamos hablando de ceremonial, sino también de Relaciones Públicas (RR.PP) y de imagen, así como de un conjunto de acciones y normas que requieren del conocimiento profesional pluridisciplinar conectado con el entorno, cada vez más complejo, de las relaciones sociales. No hay que olvidar que los actos son el vehículo de conexión y comunicación con la comunidad universitaria, las instituciones y la sociedad en general; además de ser la herramienta que nos va a proporcionar potenciar la imagen de la Universidad y trasladarla al exterior.
El Manual de Protocolo y Ceremonial de la UDG, trata de fijar criterios de organización, de establecer el protocolo y el ceremonial aplicable a cada acto, de utilizar la etiqueta acorde con la naturaleza del acto. De aplicar correctamente, y sujeto a derecho, las precedencias de autoridades, de conocer las herramientas necesarias para la organización de cualquier evento, y todo ello con la filosofía de acercar la institución, a la propia comunidad universitaria y a la sociedad en general.
Algunos términos que quedan recogidos en el manual y son de importante conocimiento:
Protocolo: decretos, normas y reglamentaciones que las personas deberán conocer y respetar para el adecuado comportamiento en cada uno de los actos y actividades.
Protocolo universitario: decretos, normas y reglamentaciones para la celebración de un acto o ceremonia en un contexto universitario, de manera que define sus singularidades como institución, de nuestra sociedad y de otras.
Ceremonial: conjunto de formalidades, que están determinadas por el protocolo, para aplicarse en el desarrollo de un acto, de acuerdo con lo establecido por las normas, costumbres y leyes.
Ceremonial universitario: conjunto de formalidades, que están determinadas por el protocolo universitario, y que se aplican en el desarrollo de un acto, de acuerdo con lo establecido por las normas, costumbres de la Universidad.
Cortesía: Es la demostración o acto para manifestar la atención, el respeto ante las personas. La cortesía es la base del ceremonial.
Precedencia: orden y ubicación que le corresponde a una autoridad en un acto o ceremonia, de acuerdo con su categoría y jerarquía. La misma estará delimitada por la naturaleza del acto o ceremonia organizada.
Acto: Función, solemnidad, celebración de una cosa, conmemoración, ceremonia solemne.
Presidencia: Ocupar el primer puesto en un acto solemne. No existe una teoría sobre las presidencias pero sí normativas de quién deber presidir cada acto oficial.
Vocativo: término o tratamiento que se utiliza para dirigirse a una autoridad en un acto público o a través de una comunicación escrita, y que se establece de acuerdo con su rango al interior de una institución.
Etiqueta: Son las reglas de cortesía y buenos modales, necesarios en cualquier vínculo para hacer más fáciles las relaciones personales. Cuanto más se apliquen a los actos diarios, mejor contribuirán al éxito de cada persona.
